Page 168 - Guia de Buenas Practicas AFEPADI 2019

e) Los documentos en los que tengan que introducirse datos deberán:

• Contar con suficiente espacio para introducir los datos, lo que incluye el espacio
necesario para anotar las acciones preventivas y correctivas emprendidas tras una
posible inspección.

• Dejar un interlineado adecuado entre los datos a introducir.
• Mostrar los epígrafes con claridad, indicándose los datos que tienen que introducirse.

f) Las personas que introduzcan datos los deberán introducir por escrito, de forma clara y
legible, y deberán confirmar los datos introducidos añadiendo sus iniciales o firmas. Es
preferible introducir observaciones firmadas que el mero hecho de marcar una casilla.

g) Los datos introducidos a mano se deberán escribir a tinta o con otro medio indeleble.

h) El tamaño y la forma de los documentos, así como la calidad y el color del papel empleado
deberán determinarse en función de los sistemas de mecanografía/impresión, reproducción
y archivo disponibles.

i) Los documentos reproducidos deben ser claros y legibles.
Debe formarse de forma suficiente al personal implicado sobre cómo cumplimentar los documentos
y se debe evaluar con regularidad la idoneidad de dicha formación.

Los documentos deberán contener todos los datos necesarios, no datos superfluos. Todos los
epígrafes o espacios previstos para la introducción de datos que dejen de utilizarse deberán eliminarse
tan pronto como sea posible.

Si se comete o detecta un error en un documento, éste deberá corregirse de forma que no se pierda
el dato original introducido y la persona que ha realizado la corrección debe fecharla y adjuntar sus
iniciales. Cuando resulte oportuno se debe anotar el motivo de la corrección. No se permite utilizar
líquido corrector.

Los documentos deberán mantenerse al día. Toda enmienda deberá ser autorizada formalmente y
firmada. En caso de que se realicen enmiendas permanentes, deberá sustituirse tan pronto como sea
posible el documento enmendado por un documento de nueva redacción.

El sistema de documentación deberá incluir procedimientos de publicación, autorización, análisis
periódico y revisión.
Debería dejar de utilizarse de forma activa todo documento obsoleto o anulado, y debe guardarse a
efectos de referencia una copia de éste en la que se indique que ha sido anulado. La realización
rutinaria de auditorías internas contribuye a asegurar que se utilicen las versiones correctas de los
documentos.

Puede resultar útil redactar un manual en el que se describa el sistema general de Garantía de Calidad,
los procedimientos empleados y los documentos utilizados. Dicho manual deberá estar plenamente
integrado en la documentación APPCC y estar disponible para todo el personal pertinente.

TIPOS DE DOCUMENTOS

Los principales tipos de documentos que se utilizarán son:

• Fórmulas de fabricación e instrucciones de procesado y envasado: indican todas las materias
primas utilizadas y se estipulan todas las operaciones de procesado y envasado.

Guía de Buenas Prácticas de Fabricación y Distribución de Complementos Alimenticios – 2019
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